구글(:12)을 통해 배우는 효과적인회의

비지니스가 주제이든지 개발(:12)이 주제이든지 간에 의도하지 않았음에도 불구하고 회으는 "지긋지긋한", "끝이 없는 마라톤 경주"가 되는 일이 많다. 그나마 업무시간내에 끝나면 천만다행이련만, 업무시간을 훌쩍 넘겨서 진행되면 정말 짜증이다. 더욱 문제는 무슨 이유에서인지는 모르겠지만 이 회의란 것이 업무시간 끝나기 10분 전에 시작된다는 점이다. 아마도 회의를 업무시간에 하는건 낭비라고 생각하기 때문이 아닐까 ?

어쨋든 지긋지긋 하다고 하지만 회의는 반드시 필요하다. 개발자가 하는 회의는 프로젝트의 방향을 명확히 해주고, 일어날수 있는 문제를 미리 파악하도록 도와주며, 서로의 의사소통을 원할히 함으로써 더 좋은 해법을 더 빨리 찾도록 도와준다. 안타깝게도 회의가 진행되는 도중에 반상회가 되어버리는게 문제지, 회의는 반드시 필요하다. 그렇다면 회의를 회의답게 만들어야 할 것이다. 그래서 구글에서 사용하고 있는 회의의 6가지 원칙에 대해서 살펴보기로 했다.

1. 주제를 명확히 하라.

회의는 중요한 업무중 하나다. 모든 업무가 그렇듯이 회의를 하기전에 분명한 계획을 세운다. 이 계획표에는 회의에서 다루어질 주제와 참석인원 시간을 명시하며, 계획표는 참가자 전원이 공유해서 미리 준비할 수 있도록 한다.

2. 필기할 사람을 정한다.

구글은 회의를 진행할때 회의 내용을 필기할 사람을 지정한다. 필기자는 회의 내용을 필기하는데, 그 내용은 프로젝터를 통해서 모두가 볼 수 있도록 한다. 중요한 내용이 빠지거나, 의도를 잘못 이해하고 내용을 적을 수 있기 때문이다. 기껏 회의를 끝마치고 났더니, 중요한 내용을 서로 공유하지 못하거나, 의도를 잘못 이해해서 프로젝트가 산으로 가는 일을 막을 수 있다.

회의가 끝난 후에는 필기된 내용을 간단하게 리뷰한다.

3. 작은 미팅을 가진다.

주요 주제를 가지고 미팅을 하기전에 독립적으로 진행할 수 있는 작은 주제들에 대해서 5분이나 10분이내의 짧은 회의를 가진다. 이 정도의 회의는 짜투리 시간을 내는 정도로 끝낼 수 있으므로 업무흐름에 방해를 주지 않는다. 또한 주요 주제에 대해 더 많은 이해를 가질 수 있으므로, 주요 회의에 대한 더 좋은 계획이 가능해 진다.

4. 업무시간을 지킨다.

말이 필요없다. 업무시간을 넘겨서 회의를 하게 될경우, 집중력이 떨어지고 산만해진다. 배도고프고, 약속도 있고, 친구도 만나고 싶고, 얼렁 집에 가고 싶은 마음들 때문이다. 그런데도 왜 대부분의 회의는 업무시간 끝날 즘에 시작되는 걸까.!!

5. 데이터를 활용하라.

주제에 대해서 토론하는데, 주관적인(혹은 정치적인) 호불호를 배제하고, 데이터를 활용하라. 이렇게 하는게 좋은거 같다 식의 막연한 주장에는 회사의 정치적 구도, 특정 개인에 대한 감정등이 개입될 수 있다. 이런 시스템 구성을 할경우 10%의 성능향상을 기대할 수 있습니다. 라는 식으로 데이터를 제시하도록 한다.

6. 시간을 정하라.

구글은 모든 회의실 벽에 커다란 타이머가 부착되어 있다. 회의가 시작되면 타이머가 작동 한다. 회의 참가자들은 시간에 부담을 가지게 되므로 주제에 집중하게 된다. 잡담으로 시간을 보내거나, 별로 중요하지 않는 문제로 감정싸움까지 가는 문제를 피할 수 있다. 첨언하자면 회의 시간을 줄이기 위해서는 원탁에 동일한 수준의 의자를 배치해야 한다. 리더를 위한 특별한 의자는 안락한 환경에서 거드름을 피우며 잡담을 하게되는 빌미를 주게된다.


이상 구글에서 사용되고 있는 회의의 6원칙에 대해서 알아보았다. 다들 알만한 그러 내용들이지만, 역시 지켜지지 않는게 문제다. 당장 모든 원칙을 적용하긴 힘들겠지만 몇개씩 적용하기위해서 노력하면서 회의문화를 만들어가 보도록 하자.

교양있는 바보가 회의시간에 정치를 논한다.